Съобщение за поверителност

Тази бележка за поверителност, заедно с нашите Общи условия и Политика за защита на данните, определят как Pro-Force Limited използва и защитава всяка предоставена ни информация.

Pro-Force Limited е администратор на данни и обработващ данни за целите на законодателството за защита на данните. Съответните, упълномощени членове на персонала ще имат достъп до лична информация. Ние сме регистрирани в офиса на комисарите по информация и нашият регистрационен номер е: Z9297919

Молим ви да споделите информация с нас, за да можем да ви предоставим услуги за намиране на работа и свързани услуги. Това известие ви казва какво можете да очаквате от нас и как ще защитим вашите права. Приложимо е за информацията, която събираме за членовете на нашия персонал, служителите ни от агенции и лица, които работят за нашите клиенти и други компании, с които работим.

Ако желаете да упражните някое от вашите права върху данните, моля, свържете се с нашия отдел за съответствие на 01227 733 880 или на enquries@pro-force.co.uk

Обработка на информация

Pro-Force обработва информация за физически лица, известна като „лични данни“, за да извършваме дейността си като бизнес за наемане на работа за целите на услугите за временно наемане на персонал и като агенция по заетостта за целите на услугите за постоянно набиране на персонал.

По закон имаме задължения да гарантираме, че кандидатите, които поставяме на свободни позиции, са подходящи за длъжности и че тези позиции са подходящи за тези кандидати. Имаме задължението да се грижим за най-добрите интереси на нашите служители, служители от агенции и клиенти и за да направим това, трябва да събираме и обработваме подходяща информация. Ние обработваме известна информация, за да сме сигурни, че предоставяме услуга, която третира хората законно и справедливо, предотвратява нарушенията на човешките права и непрекъснато се подобрява.

Права на данни

Всички физически лица имат следните права по отношение на личните си данни:

Право да бъдете информирани – имате право да бъдете информирани каква информация притежава Pro-Force, за какво я използваме, с кого я споделяме, колко време я съхраняваме и на какво основание обработваме данните. Като бизнес за заетост, ние имаме законен интерес да обработваме лични данни, за да гарантираме, че намираме подходящи кандидати с подходящи свободни работни места/възможности за работа. Има и моменти, в които трябва да обработваме лична информация, защото сме задължени по закон. За области извън горепосочените ще потърсим съгласие.
Право на достъп – Ако искате да видите записите, които съхраняваме за вас, моля, направете писмена заявка до нашия отдел за съответствие.
Право на коригиране – Ако смятате, че съхраняваме невярна информация, можете да поискате от нас да я коригираме.
Право на изтриване – можете да ни поискате да премахнем вашата информация. Докато няма законово изискване да пазим вашата информация (например HMRC изисква от нас да съхраняваме записи за заплати за периоди от време, определени от закона), ние ще премахнем вашите данни.
Право на ограничаване на обработването – Вместо да поискате премахването му, можете да поискате от нас да спрем обработването му. Например, можете да ни помолите да спрем да се свързваме с вас относно възможности за работа.
Право на преносимост на данните – ако искате да пренесете данните си в друга организация, моля, свържете се с нашия отдел за съответствие.
Право на възражение – имате право да възразите срещу обработката на вашите данни на основание легитимни интереси, директен маркетинг и обработка за статистически цели. Ние незабавно ще спрем да обработваме вашата информация, освен ако няма правна причина да не го правим.
Правото да не бъдете обект на автоматизирано вземане на решения – Pro-Force не използва автоматизирано вземане на решения в нашите процеси за набиране на персонал.

Информация, която събираме, използваме и съхраняваме

Всеки раздел по-долу ви казва каква информация събираме, как я използваме и колко дълго я съхраняваме.

Членове на персонала

Членовете на нашия персонал са лица, които работят директно за и в рамките на Pro-Force.

Ние събираме лични данни лични данни от вас, за да изпълним договора си с вас, за да спазим нашите законови задължения и когато е в законните ни интереси като работодател/доставчик на работна ръка да наемаме нови работници за запълване на свободните работни места в нашия бизнес.

Като част от нашия процес на набиране на персонал, за да оценим вашата годност за работа, ще поискаме следната информация:

Име и данни за контакт
Право на статут на работа (включително копия на лична карта / паспорт / друга приложима документация)
Умения, опит, квалификации
Подробности за изискванията / възможностите за работа
Дали имате нужда от някакви разумни корекции в процеса на набиране на персонал
Въпроси, свързани с способността ви да изпълнявате ролята

След като предложението за работа бъде направено и прието, ние също ще поискаме следната информация:

банкова информация
Национален осигурителен номер
Вашият близък роднина
Дали имате нужда от някакви разумни корекции, за да поемете ролята

Информацията, която искаме, ни помага да оценим вашата годност за работа, за да ни позволи да ви наемем и да изпълним законови или регулаторни изисквания при нас. Не е необходимо да предоставяте информацията, която искаме, но това може да повлияе на способността ни да ви наемем, ако не го направите.

Тази информация се събира, обработва и съхранява, тъй като работодателите имат „законен интерес“ съгласно закона за защита на данните да правят това.

Ако успеете с кандидатурата си за работа при нас, ние съхраняваме предоставената от вас информация или за минималния период, от който се изисква да я пазим по закон, или както е определено в нашата Политика за защита на данните, или докато ни дадете съгласие пазете информацията.

Ако кандидатурата ви за работа при нас е неуспешна, информацията ще се съхранява в архива една година след края на процеса на набиране на персонал за тази длъжност.

След като работите с нас, досието на вашия служител ще включва друга подходяща информация, включително:

Записи за обучение
Записи за оценка и преглед на изпълнението
Записи за отсъствия по болест
Записи за кореспонденция (включително дисциплинарни бележки и бележки за срещи, когато е приложимо)

Досието на вашия служител ще се съхранява за продължителността на работата ви и за различни периоди в зависимост от записите, както е определено в нашата Политика за защита на данните след края на работата ви.

Служители чрез агенции

Служителите чрез агенции са работници, които предоставяме за работа с нашите компании клиенти. Ние събираме лични данни от вас, за да изпълним договора си с вас, за да спазим нашите законови задължения и когато това е в наши легитимни интереси, за да ви предоставим услуги по намиране на работа и да предоставим на нашите клиенти работна ръка.

Това включва:

Име и данни за контакт
Право на статут на работа (включително копия на лична карта / паспорт / друга приложима документация)
Умения, опит, квалификации
Подробности за изискванията / възможностите за работа
Най-близък роднина
Национален осигурителен номер и банкови данни

Може също така да поискаме допълнителна информация, за да потвърдим годността за работа, включително:

Референтни данни
Здравни въпросници, съобразени с вида работа
Неотработени наказателни присъди

След като бъде предложен договор, ние също така ще попитаме дали са необходими някакви разумни корекции, за да се поемат роли. За някои роли може да използваме оценка като част от процеса на набиране на персонал, като тестване на грамотност, смятане, разбиране на цветове или умения) и тези резултати ще се съхраняват във файл.

Информацията, която събираме, ще бъде използвана само за целите на напредването на вашата кандидатура за работа или за изпълнение на законови/регулаторни задължения (според случая). Информацията, която искаме, ни помага да преценим годността ви за работа. Не е нужно да ни предоставяте информацията, която искаме, но това може да повлияе на способността ни да ви осигурим работа, ако не го направите.

Ние ще съхраняваме информацията или за минималния период, от който се изисква да я пазим по закон, или когато е приложимо, когато ни дадете съгласието си да пазим информацията.

Външни бизнес контакти

Това означава отделни членове на персонала на нашите клиенти, доставчици или всяка друга поддържаща организация, с която работим, за да изпълняваме законните дейности на бизнеса.

Ние събираме лични данни, за да спазим нашите законови задължения и когато това е в законните ни интереси като работодател/доставчик на работна ръка. Физическите лица в компаниите, с които работим, също имат право на защита на личните си данни. Ние ще споделяме информация само когато това е позволено от закона и е свързано с нашите законни бизнес дейности, като например предоставяне на име, длъжност и данни за контакт при организиране на интервю. Може също да споделяме професионална информация, която вече е обществено достояние (като страници на уебсайтове на компании, профили в LinkedIn и подобни медии).

Информацията, която искаме, ще бъде използвана само във връзка със законните дейности на нашия бизнес.

Ние съхраняваме информацията или за минималния период, от който се изисква да я пазим по закон, или, когато е уместно, докато ни дадете съгласието си да пазим информацията, което от двете е по-дълго.

Ние ще запазим данните за контакт на лицата в клиентските организации, докато организацията остава настояща или бъдеща клиентска организация.

Лицата в рамките на организациите, с които работим, имат същите права като всеки друг индивид (включително правото да бъдеш забравен). Всеки, който желае да упражни правата си съгласно законодателството за защита на данните, трябва да се свърже с нашия отдел за съответствие.

Споделяне на информация

За да изпълним нашите договорни и законови задължения, от нас се изисква да споделяме информация.

Клиентски организации – за да могат нашите клиентски организации да обмислят кандидати за възможности в рамките на техния бизнес, ние трябва да споделяме информация за кандидатите с тях. Имаме сключени договори с тези организации, които изискват от тях да третират информацията за кандидатите като поверителна, преди да споделим информация с тях.
Информация, споделена с кандидатите – за да извършваме нашите услуги по набиране и предоставяне на работна ръка, трябва да споделяме информация за контакт с клиенти с кандидатите
Одитори и инспектори – от време на време може да бъдем одитирани от трети страни, за да се гарантира, че работим като законосъобразен и етичен бизнес. Тези трети страни може да включват:
Правителствени регулаторни и правоприлагащи одити
Независими одити за социално съответствие
Одити на клиенти
Друго – ако искаме да споделим вашите данни с някого, който не е обхванат от тази декларация за поверителност, ще направим това само когато имаме законна причина за това и, когато е необходимо, ще поискаме вашето конкретно съгласие за това.

За допълнителна информация относно процедурите за защита на данните на Pro-Force, моля, вижте нашата Политика за защита на данните или се свържете с отдела за съответствие на 01227 733 880 или на enquiries@pro-force.co.uk